Onze 10 belangrijkste tips om een succesvol relatie event te organiseren, inclusief een paar open deuren, hopen we!

1. Planning: Ergens tussen 10 en 8 weken voor de datum van het relatie event dient de marketing te starten. Dus zorg voor die dag dat het programma, de sprekers en een locatie vaststaat.

2. Doelstelling: Stel een duidelijk doel. Wat wilt u bereiken met het relatie event? Een nieuwe sector betreden? Een nieuw product introduceren? Bestaande relaties versterken? Probeer op basis van de doelstelling ook vooral u kengetallen te bepalen: Hoeveel mensen moeten er komen? Hoeveel vervolggesprekken? Hoeveel offerte aanvragen? Hoeveel nieuwe klanten? etc. etc.

3. Titel: Kies een pakkende titel. Kijk naar wat populair is. Profiteer van hypes, maar voorkom hypemoeheid en clichés. Bij twijfel, denk aan het doel wat u wilt bereiken: profileren actief te zijn in gebied x of bijvoorbeeld juist een alternatief voor y zijn, etc. etc.

4. Programma: zorg voor goede sprekers, minimaal één iemand van uw eigen organisatie, zoek een klant die zelf vertelt over de case waar u als organisatie een belangrijke rol in heeft gespeeld. Check wel of deze klant de boodschap ook kan presenteren, maak er anders een duo presentatie van. Goed spreken is niet voor iedereen weggelegd. Wees eerlijk over de competenties van uw zelf en uw medewerkers. Soms kan een professionele interviewer, dagvoorzitter of inleider ook net het verschil maken tussen succes en falen.

5. Intro: vergeet in de intro en afsluiting niet in het kort te vertellen wat u als organisatie zelf kan en wil betekenen voor de aanwezige en hoe men daarover met u verder van gedachten kan wisselen. Een veelgemaakte fout is een te vol programma, waarbij vervolgens de intro te snel wordt afgeraffeld. Mits de rest van de middag niet te commercieel is, vinden deelnemers het prima om iets te horen over je organisatie.

6. Locatie: Zoek een locatie die bij u past, niet alleen qua omvang, maar ook qua uitstraling. Zorg vooral ook dat de ruimte niet te klein is en dat alle gewenste faciliteiten ook ter plekke aanwezig zijn, zoals catering en voldoende parkeerplek.

7. Marketing materiaal: Heeft u banners, rollup-screens, folders? Neem ze vooral mee en richt de zaal zo in dat ze goed tot hun recht komen. Denk ook aan de zichtbaarheid van uw bedrijfsnaam/logo bij het maken van foto’s van het event.

8. Netwerken: Zorg dat er voldoende mensen van uw organisatie aanwezig zijn, zodat tijdens de inloop, de pauzes en de borrel alle aanwezig met minimaal 1 en liefst meer mensen van uw organisatie contact hebben gehad, instrueer medewerkers wat er van ze verwacht wordt.

9. Uitnodigingen: Naast het uitnodigen van eigen contacten via mail of post, is het ook verstandig om extern lawaai te maken, denk aan aankondigen via social media, zoals bijvoorbeeld: Linkedin (evenementen, groups, status updates), Twitter, Facebook (events, status updates), (online) evenementen kalenders. Ook betaalde uitingen zoals Google Adwords, Facebook Ads en Linkedin Ads zijn soms behoorlijk interessant. Ook zijn er vaak al websites, (online) nieuwsbrieven en dergelijke waarbij het nuttig kan zijn een advertorial te plaatsen.

10. Follow up: Zorg na het event voor follow up en betrek alle aanwezige medewerkers daarbij; laat iedereen (aan iedereen) rapporteren: met wie hij heeft gesproken, waarover, en welke follow up er op welke termijn gaat plaatsvinden (en monitor dit ook, tot dat iedereen alle punten daadwerkelijk heeft gedaan).

MeetINoffice helpt u graag met meer tips over het goed organiseren van uw relatie event, congres of vergadering. Bel of mail voor persoonlijk contact of om een afspraak te maken.