BlogMeetINoffice Ons dakterras is geschikt voor 150 personen met panoramisch uitzicht over Woerden

Is een congres organiseren alleen een kostenpost of ook echt een investering in nieuwe klanten? Het hangt er maar net vanaf hoe je het aanpakt.

Je omzet verhogen met een congres? Dit is hoe je het doet.

Een congres organiseren in Midden-Nederland is lastiger dan het lijkt. Tuurlijk, een zaaltje heb je zo geboekt, en er zal ook wel iemand komen spreken. Maar er zijn al zoveel evenementen in Utrecht en omgeving. Hoe zorg je er nu voor dat je (potentiële) klanten jouw congres gaan herinneren? Dat het niet alleen een kostenpost is, maar ook een investering waar je nieuwe omzet uit haalt?

Begin met waarom

Er moet een reden zijn waarom je een congres organiseert. We doen het elk jaar, of het is handig in klantcontact, voldoen niet. Waarom doe jij wat je doet, of, waarom heb jij ervoor gekozen om dit congres te organiseren? Je genodigden komen voor jou. Ze kunnen zich identificeren in het gedachtegoed, de visie en missie van jou en jouw bedrijf.Vertel dit, in de voorafgaande promotie maar ook in de uitnodiging. Dit brengt inspiratie mee.

Stel jezelf de vraag; ‘waarom doe ik dit.’ Dit kan best een diepere lading hebben. Neem als voorbeeld een mogelijke ‘why’ van Apple; ‘’Wij geloven dat alles wat wij maken, verbetering brengt van design en gebruiksvriendelijkheid van onze producten.’’ Dit kan best een lastige opgave zijn als dit nog niet bekend is of als je jezelf dit nog nooit hebt afgevraagd. Praat hier eventueel mee met collega’s of branchegenoten. Inspiratie bij je, potentiële, klanten kan veel succes meebrengen.

Het succes van TED-talks

De presentaties bij TED en TEDx zijn wereldwijd een doorslaand succes. Geen stoffige professoren die urenlang uitweiden met een powerpointpresentatie, maar een enthousiaste spreker die vrij rondloopt, het publiek aankijkt en in een kwartier zijn of haar punt maakt. En: alle talks krijgen een goede videoregistratie. Vooral de video’s zorgen ervoor dat miljoenen mensen inmiddels bekend zijn met het TED-concept. Je kunt er bij je eigen congres ook je voordeel mee doen.

Je kunt er voor kiezen om een of enkele sprekers op te nemen. Dit live uit te zenden door nog meer mensen bij jou congres te betrekken, of, om dit later naar alle aanwezigen te sturen. Dit kan bijvoorbeeld de betrokkenheid verbeteren aan jouw bedrijf en mensen nog eens terug laten denken aan die leuke of interessante spreker.

Betrek je doelgroep

Als het goed is organiseer je een congres over een probleem waar je doelgroep mee worstelt. Ze zullen daar zelf ook het een en ander over te zeggen hebben. Probeer ze daarom al zo vroeg mogelijk bij je evenement te betrekken. Vraag deelnemers om een blog te schrijven over hun grootste uitdaging. Ga het gesprek aan op sociale media. Of faciliteer gratis een focusgroep waarbij je potentiële klanten uitnodigt.

Vergeet vooral de catering niet

Voor veel mensen is een congres ook een dagje uit. Ze willen worden geïnspireerd, nieuwe contacten opdoen en ook even ontspannen. Vergeet daarom vooral niet om een mooie congreslocatie in Midden-Nederland uit te zoeken met professionele catering.

Tijd vrij om te netwerken

Op de dag zelf wil je je handen vrij hebben om met bezoekers te kunnen praten. Probeer daarin niet te veel te met verkopen bezig te zijn, maar vooral vragen te stellen. Wat drijft de bezoeker? Met welke problemen heeft hij of zij te maken? En heb het natuurlijk ook niet alleen over zaken. Waar wordt hij of zij gelukkig van? Delegeer organisatorische taken aan iemand anders in je organisatie of aan een professioneel congresbureau.

Houd achteraf persoonlijk contact

Heb je goede gesprekken met je bezoekers gehad? Een visitekaartje uitgewisseld? Dan is het daarna tijd voor de follow-up. Stuur een persoonlijk berichtje op LinkedIn waarbij je refereert aan je gesprek. Ook bezoekers die je niet zelf hebt gesproken, kun je het beste zo persoonlijk mogelijk benaderen. Waren ze bij bepaalde workshops aanwezig? Haak daar dan op in. Hebben je medewerkers met deze bezoekers gesproken? Vraag dan waar ze het over hebben gehad.

Een congres op maat organiseren

En tot slot. Organiseer je het liefste alles in je eentje? Of wil je een professionele partner die je helpt met:

  • Een laserscherpe focus bepalen voor je thema en doelgroep.
  • De beste sprekers identificeren en uitnodigen.
  • Een aansprekende innovatieve aanpak (géén Powerpoints!).
  • Een perfecte congreslocatie uitzoeken in Midden-Nederland.
  • Catering waar je gasten blij van worden.
  • Videoregistratie en teasers voor blijvende marketingwaarde.

 

Neem dan vandaag nog vrijblijvend contact met ons op.