BlogLocatie voor uw vergadering in midden Nederland

Landelijke vergaderingen? Plan ze buiten de spits!

Wie regelmatig buiten de deur vergadert of congressen bezoekt, kent de irritatie. Onderweg naar je vergadering kom je in een lange file terecht. Met flinke vertraging arriveer je op de vergaderlocatie, maar een parkeerplaats is nergens te vinden. Nerveus rijd je rondjes, op zoek naar een plekje, terwijl je steeds verder van je bestemming vandaan raakt. Dat wordt nog een flink eind lopen straks. De vergadering is ondertussen al lang en breed bezig, dus binnenkomen zonder storen zit er niet meer in. En dan moet je vanmiddag ook nog in de spits naar huis.

De meeste congressen en vergaderingen beginnen nog altijd om negen uur ’s ochtends en eindigen om vijf uur ’s middags. Op zich niet vreemd, want dat zijn gangbare werktijden. Toch kun je je afvragen of het verstandig is, want de verkeersdrukte in de spits kan een vergadering flink verstoren. En hoe leuk of interessant jouw evenement ook is, voor je bezoekers is de file op de heen- en terugweg toch een smetje op de ervaring. Dat kan beter.

 

Rommelig begin

Als centraal gelegen vergaderlocatie verzorgen wij veel congressen en vergaderingen met gasten uit het hele land. Met de toenemende filedruk merken we dat een bijeenkomst die om negen uur zou beginnen in de praktijk vrijwel standaard pas om half tien van start gaat, omdat er altijd wel ergens vanuit een bepaalde regio een file staat. Dat is niet alleen voor gasten vervelend, ook voor de organisator zorgt zo’n rommelig begin voor ergernis. Zonde van de goede voorbereiding!

 

Vermijd files door eerder of later te beginnen

Gelukkig is deze vergaderstress vrij eenvoudig te voorkomen, door je vergadering buiten de spits te plannen. Wij adviseren onze klanten om congressen en vergaderingen wat vroeger of later te beginnen, bijvoorbeeld om acht uur of om tien uur. Op die manier ontlopen je gasten de files, arriveren zij ontspannen en verloopt de start van de bijeenkomst rimpelloos. Niets hoeft een efficiënte vergadering dan in de weg te staan. Door ook wat later te eindigen, hoeft men ook na afloop niet direct de file in te duiken.

 

Klein hapje voor vertrek

Voor mensen die ver moeten reizen, kan dit betekenen dat ze rond etenstijd moeten reizen. Als goede gastheer wil je natuurlijk voorkomen dat gasten met een knorrende maag achter het stuur kruipen en bij de eerste de beste benzinepomp hun honger stillen. Dat kan door ze wat te eten aan te bieden. Een vroege vergadering met een luchtig ontbijtje, waarom niet? Of een lekker broodje, soepje of ander klein hapje na afloop, zodat mensen het tot thuis volhouden. Bijvoorbeeld met een non-alcoholische versnapering, omdat men nog het verkeer in moet.

Onze kok bereidt graag een lekkere, gezonde vertreksnack voor je gasten, waarmee ze met een goed gevoel de deur uitgaan. De mogelijkheden zijn eindeloos en we denken graag met je mee.

 

Stimuleer openbaar vervoer

Overigens hoeft filedruk geen probleem te zijn als u bij ons uw bijeenkomst organiseert. Woerden heeft directe treinverbindingen met Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Utrecht en Leiden en MeetINoffice is minder dan 10 minuten lopen vanaf het station. Door op uw uitnodiging de uitstekende bereikbaarheid met het openbaar vervoer te vermelden, stimuleert u mensen om de trein te pakken.

 

Pendelbusjes

Het is bekend dat mensen graag met de auto komen omdat het zoeken naar de locatie onzekerheid geeft. Die onzekerheid nemen we graag weg door pendelbusjes in te zetten voor het vervoer van uw gasten van en naar het station. Informeer bij ons naar de mogelijkheden!