Blog

Perfecte match voor een meeting over wendbaarheid

VFM Facility Experts is een facilitair adviesbureau dat opdrachtgevers in Nederland, België en Frankrijk ondersteunt en adviseert bij het inkopen, organiseren en beheren van hun facilitaire organisatie. In februari mocht MeetINoffice voor VFM een bijeenkomst verzorgen rond het thema wendbaarheid.

Alex de Groot, consultant en interim manager bij VFM, was een van de organisatoren. Hij vertelt: “Wendbaarheid is een thema dat hoog op de facilitaire agenda staat. Wensen en behoeftes van organisaties veranderen snel en daar moet je als facilitair team effectief op in kunnen spelen. Voor deze bijeenkomst hadden we een aantal mensen uitgenodigd om het thema verder uit te diepen en kennis met elkaar te delen.”

Hoe zag het programma eruit?
“We begonnen het programma met wat voorbeelden van vroeger en nu, waarmee we uitlegden waarom wendbaarheid tegenwoordig zo belangrijk is. Daarna gingen we wat meer de diepte in, met theoretische modellen en artikelen over het thema. Vervolgens zijn we in drie groepjes aan de slag gegaan om te kijken of we een roadmap naar wendbaarheid konden optekenen. Na de lunch hebben we het wendbaarheidscanvas geïntroduceerd dat we bij VFM ontwikkeld hebben.

MeetINoffice was hiervoor een uitgelezen locatie, omdat ze in de praktijk laten zien wat wendbaarheid inhoudt. Dat uit zich in hun manier van werken en het gebruik van de ruimte die ze hebben. Ze zijn begonnen met een leegstaand kantoorpand en hebben dat geleidelijk getransformeerd tot een multifunctioneel gebouw. Ze gebruiken de ruimtes die ze nodig hebben en als ze een aanvraag krijgen waar een extra zaal voor nodig is, dan knappen ze deze zaal op en zorgen ze dat ‘ie klaar is.

Ook de keuze en inrichting van de zaal sloot goed aan bij ons thema en programma. Als een dagprogramma uit verschillende onderdelen bestaat, loop je vaak van de ene zaal naar de andere. Hier waren juist in een grotere zaal meerdere ruimtes gecreëerd, met verschillende functies. Daardoor hoefden we ons niet steeds te verplaatsen, maar waren we flexibel. Dat was erg prettig.”

Hoe kwam je bij MeetINoffice terecht?
“Ik ken Jonathan Ruijter van MeetINoffice al langer, omdat we eerder met elkaar samen hebben gewerkt. Ik weet hoe ze begonnen zijn en ken hun filosofie. Daardoor wist ik dat deze locatie een goede match zou zijn met ons thema. Jonathan heeft heel veel ervaring en dat merk je ook. Hij vroeg goed door naar onze wensen en de inhoud van ons programma. Daar heeft hij zijn voorstel goed op afgestemd.

De snacks die we op de zaal geserveerd kregen, waren net een beetje anders dan wat je gewend bent. Ik herinner mij een havermoutkoek, een smoothie met avocado en een hapje met geroosterde tuinbonen. Goed op smaak allemaal. Je merkt dat ze erg inzetten op lokale producten en dat spreekt mij wel aan. Ik eet liever een stukje echte Woerdense kaas dan gewoon een blokje standaard kaas. Lunchen hebben wij in de Kas  gedaan en ook die was uitstekend verzorgd en gastvrij.”

Positieve feedback
“Ik zou MeetINoffice zeker aanbevelen. Wij hebben er een hele goede meeting kunnen houden en leuk contact met onze gasten gehad. We kregen positieve feedback van de aanwezigen en we hielden er zelf ook een voldaan gevoel aan over. De inhoud, de betrokkenheid van de gasten, de locatie, hoe we het geheel met elkaar vorm hebben gegeven. Sindsdien hebben we met onze eigen organisatie al weer een nieuwe meeting gehad bij MeetINoffice. Dat geeft wel aan hoe positief de ervaring was.”