Blog

Je hoort deze termen vast veel voorbij komen de laatste tijd als handige middelen om op afstand ‘bij elkaar te komen’.  Maar wat zijn de verschillen tussen deze begrippen en welk middel kan je het beste voor de bijeenkomst inzetten?

Video conference

Dit is de meest gebruikte vorm van vergaderen door groepen op afstand. Via – vaak gratis – software nodigt de organisator van een vergadering de deelnemers uit via een link naar de tool. De deelnemers kunnen via een (ingebouwde) webcamera en microfoon in hun computer mee vergaderen en in beeld komen. Alle deelnemers kunnen een presentatie geven door bijvoorbeeld hun scherm te delen. Het is de verantwoordelijk van de deelnemers zelf om het geluid van de microfoon uit te zetten als deze niet aan het woord is. Dit om storend achtergrondgeluid te voorkomen.

Deze vorm is geschikt voor kleinere, vaak interne, bijeenkomsten tot maximaal 25 personen.

Kenmerken video conference

• Laagdrempelige vorm van vergaderen op afstand

• Vaak gratis software

• Geschikt voor groepen tot 25 personen

• Deelnemers bedienen zelf de techniek, zoals het in- en uitschakelen van de microfoon en starten van presentaties

• Minder geschikt voor groepen waar een professionele uitstraling

gewenst is zoals klantpresentaties en jaarvergaderingen

Web conference

Als de groep groter wordt, of je een professionelere uitstraling wilt geven aan de virtuele bijeenkomst, dan is een web conference een goede oplossing. Bij deze vorm wordt een ‘moderator’ toegevoegd aan de bijeenkomst. De moderator neemt meestal niet mee aan de vergadering maar zorgt er technisch voor dat de microfoon bij sprekers aan gaat, de juiste presentaties worden gestart en zorgt dat vragen die via een chat worden gesteld beantwoord worden.

De software voor een web conference is geavanceerder, zo kunnen bijvoorbeeld polls worden toegevoegd en de ‘look & feel’ in de huisstijl van de organisatie worden afgestemd. De voorzitter van de conference en de belangrijkste sprekers zitten vaak in een studio achtige omgeving waar de moderator ook aanwezig is. Zo zijn de belangrijkste sprekers op een locatie waar het beeld, geluid en internetverbinding van goede kwaliteit is. Alle overige deelnemers kunnen aan het woord gelaten worden en in beeld gebracht worden vanaf hun eigen locatie. De kwaliteit van beeld en geluid is afhankelijk van de apparatuur van de deelnemer.

Kenmerken web conference

• Moderator zorgt voor technische begeleiding van de bijeenkomst

• Geavanceerde software met mogelijkheden zoals toevoegen poll en huisstijl

• Deelnemers ontvangen link met uitnodiging vanuit de web conference software

• Geschikt voor groepen tot 100 personen

• Alle deelnemers van de conference kunnen spreken

• Belangrijkste sprekers zitten in een ‘studio’

• Vergadering kan opgenomen worden en later worden teruggekeken

• Risico is dat de apparatuur en internetverbinding van overige

deelnemers van mindere kwaliteit kunnen zijn

Webinar

Er zijn veel overeenkomsten tussen een web conference en een webinar. De belangrijkste sprekers en de moderator zijn aanwezig op dezelfde locatie, vaak in de vorm van een studio. De techniek in de studio is van goede kwaliteit.

Het belangrijkste verschil met een web conference is dat de deelnemers aan een webinar niet in beeld zijn en niet kunnen terugpraten. Het is dus meer eenrichtingsverkeer vanuit de studio. Wel kan de mogelijkheid geboden worden om deelnemers via een chat vragen te laten stellen en door een poll meningen te peilen.

Daarnaast is het mogelijk om een beperkt aantal sprekers van een andere locatie te laten spreken.

Kenmerken webinar

• Moderator zorgt voor technische begeleiding van de bijeenkomst

• Geavanceerde software met mogelijkheden zoals toevoegen poll en huisstijl

• Deelnemers ontvangen link met uitnodiging vanuit de webinar software

• Geschikt voor groepen tot 500 personen

• Deelnemers zijn niet in beeld en kunnen niet spreken

• Deelnemers kunnen eventueel via een chat vragen stellen

• Belangrijkste sprekers zitten in een ‘studio’

• Webinar kan opgenomen worden en later worden teruggekeken

MeetINoffice heeft voor alle omschreven vormen een passende oplossing. Neem contact op voor meer informatie en een offerte op maat.